WhatsApp-herinneringen vanaf je eigen nummer: wat koppelen betekent

Afspraakherinneringen via WhatsApp, vanaf het eigen nummer van je trimsalon, worden gezien: voor veel van je klanten is WhatsApp de plek waar ze hun berichten écht lezen. GroomSome verstuurt ze onder de naam van je salon en rekent er niets voor.

Eén ding verrast veel mensen wel: de rekening komt niet van ons. Meta, het bedrijf achter WhatsApp, brengt je salon een klein bedrag in rekening voor elke herinnering die wordt afgeleverd. In dit artikel lees je wat het koppelen van je WhatsApp precies inhoudt, waarom Meta de rekening stuurt, hoe je de herinnering in je eigen woorden schrijft en hoe WhatsApp die controleert, en hoe het instellen in zijn werk gaat. Technische kennis heb je er niet voor nodig.

Wat je klanten te zien krijgen

Je klant krijgt een WhatsApp-bericht van je salon, met jouw naam en jouw nummer, dat er ongeveer zo uitziet:

Beste Sanne, dit is een herinnering van Trimsalon Kwispel: er staat een afspraak voor Guus gepland op woensdag 14 oktober om 10:30. Antwoord met STOP als je deze herinneringen niet meer wilt ontvangen.

Dat is de standaardherinnering van GroomSome. Verstuur hem precies zo, of herschrijf hem zodat hij klinkt zoals jij het zou zeggen. Wat je ook kiest: GroomSome vult de voornaam van je klant, de naam van je salon, de naam van het huisdier, de datum en de tijd voor je in. De herinnering wordt verstuurd in de taal van je salon. Spreken sommige van je klanten een andere taal (Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans of Hindi), dan kun je die taal toevoegen, en krijgen zij hun herinnering in hun eigen taal.

Je klanten hoeven niets te installeren en zich nergens voor aan te melden. Hebben ze WhatsApp, dan komt de herinnering gewoon binnen. Een klant krijgt nooit twee keer dezelfde herinnering: klanten met WhatsApp krijgen hem via WhatsApp in plaats van per sms, nooit allebei. E-mailherinneringen werken net als voorheen. En antwoordt een klant met STOP, dan krijgt die klant helemaal geen herinneringen meer van je salon: niet via WhatsApp, niet per sms en niet per e-mail.

Zo komt een herinnering bij je klant

1. Je plant de afspraak in GroomSome in, net als altijd.
2. GroomSome maakt de herinnering klaar en vult de naam, het huisdier, de datum en de tijd in.
3. Meta, het bedrijf achter WhatsApp, bezorgt hem.
4. Hij verschijnt op de telefoon van je klant, onder de naam van je eigen salon.
5. Je klant antwoordt even met "ja", of stelt een vraag.
6. Heb je het nummer gekoppeld dat je al in de WhatsApp Business-app gebruikt, dan komt het antwoord in die app binnen, net als elke andere chat.

"Koppelen" betekent dus dat je GroomSome toestemming geeft om deze herinneringen te versturen vanaf het WhatsApp-nummer van je salon. Je nummer, je profiel en je WhatsApp Business-account blijven van jou. GroomSome mag de herinnering versturen, maar neemt je WhatsApp niet over.

Je kunt op twee manieren koppelen:

• Het nummer dat je al gebruikt in de WhatsApp Business-app (aanbevolen). Je houdt je nummer, je naam, je foto en je chats, en de app blijft gewoon werken op je telefoon. Meta stelt één voorwaarde: open de WhatsApp Business-app op die telefoon minstens eens in de twee weken. Wordt de app ongeveer 14 dagen niet gebruikt, dan ontkoppelt Meta het nummer en moet je opnieuw koppelen.
• Een nieuw nummer alleen voor herinneringen. Meta stuurt een code naar dat nummer om te bevestigen dat het van jou is. Let wel: antwoorden van klanten op een nieuw nummer kun je nog nergens lezen. Kies dus je bestaande nummer als je antwoorden wilt kunnen lezen.

Aan wie je betaalt, en waarom dat Meta is

Kort gezegd: GroomSome rekent niets voor WhatsApp-herinneringen. Meta brengt elke afgeleverde herinnering bij je in rekening.

Meta laat elk bedrijf dat herinneringen via WhatsApp verstuurt per bericht betalen. Je WhatsApp-nummer en je account bij Meta zijn van jou, dus Meta brengt de kosten rechtstreeks bij jou in rekening, via een Visa of Mastercard die je bij Meta toevoegt. GroomSome ziet die rekening nooit, telt er nooit iets bij op en ziet ook je betaalkaart nooit.

Goed om te weten:

• Je betaalt alleen voor afgeleverde herinneringen. Een herinnering aan iemand die geen WhatsApp heeft, kost niets.
• Meta rekent geen maandbedrag en ook niets voor het nummer. Alleen de prijs per herinnering.
• Zonder betaalkaart bij Meta gaan er geen WhatsApp-herinneringen uit. Meta levert ze pas af als je er een hebt toegevoegd, en GroomSome laat het je weten als dat het probleem is.
• De prijs hangt af van het land van het telefoonnummer van je klant.

Dit rekent Meta per afgeleverde herinnering:

• Nederland: ongeveer € 0,041
• Duitsland: ongeveer € 0,046
• Frankrijk: ongeveer € 0,025
• Italië: ongeveer € 0,025
• Spanje: ongeveer € 0,017
• België, Oostenrijk en Zwitserland: ongeveer € 0,014
• Verenigd Koninkrijk: ongeveer £ 0,016
• Verenigde Staten: ongeveer $ 0,003
• India: ongeveer ₹ 0,12

Dit zijn de prijzen van Meta per 1 juli 2026, exclusief btw. Meta bepaalt ze en kan ze wijzigen, dus kijk voor de actuele bedragen bij de prijzen van Meta. In GroomSome zie je de prijs voor je eigen land overal waar je WhatsApp-herinneringen aanzet. De factuur van Meta is leidend.

Vergeleken met sms-herinneringen

Bij sms-herinneringen werkt het precies andersom. Dat is een uitbreiding van GroomSome met een vaste prijs per maand, hoeveel herinneringen je ook verstuurt: in Nederland en België is dat € 4,99 per maand. Bij onze prijzen zie je wat het in jouw land kost. Via WhatsApp betaal je Meta daarentegen per herinnering: 100 herinneringen per maand kosten in Nederland ongeveer € 4,14 en in België ongeveer € 1,42. Voordat je WhatsApp-herinneringen aanzet, maakt GroomSome dezelfde berekening voor je eigen afspraken van de afgelopen 30 dagen.

Je kunt ook allebei gebruiken. Staan WhatsApp- en sms-herinneringen allebei aan, dan krijgen klanten met WhatsApp hun herinnering via WhatsApp, en krijgt een klant zonder WhatsApp in plaats daarvan een sms. Je betaalt dan GroomSome voor de uitbreiding sms-herinneringen en Meta voor de WhatsApp-herinneringen. Heb je alleen WhatsApp-herinneringen, dan krijgt een klant zonder WhatsApp alleen e-mailherinneringen, en laat GroomSome je weten om wie het gaat.

Je herinneringsbericht en hoe WhatsApp het controleert

WhatsApp laat een bedrijf niet zomaar met een willekeurige tekst een gesprek beginnen. Het eerste bericht moet door WhatsApp zijn gecontroleerd. Zo blijft spam buiten de WhatsApp van je klanten, en daarom wordt elke herinneringstekst één keer gecontroleerd voordat hij wordt gebruikt.

1. Je begint met de standaardherinnering van GroomSome. Verstuur hem zoals hij is, of herschrijf hem in je eigen woorden.
2. WhatsApp controleert je tekst één keer: meestal binnen een paar minuten, uiterlijk binnen een dag. Je hoeft er niet op te wachten; ga gewoon verder met de volgende stap, of sluit de pagina.
3. Totdat je eigen tekst is goedgekeurd, krijgen je klanten de standaardherinnering. Zo mist niemand intussen een herinnering.
4. Zodra je tekst is goedgekeurd, wordt hij voor elke herinnering gebruikt, met de gegevens van elke klant ingevuld. WhatsApp kan hem later nog opnieuw controleren; verandert er dan iets, dan laat GroomSome het je weten.

Elke herinnering eindigt met dezelfde regel: "Antwoord met STOP als je deze herinneringen niet meer wilt ontvangen." Die regel wordt altijd toegevoegd, zodat je klanten zich kunnen afmelden wanneer ze maar willen, en GroomSome handelt hun antwoorden met STOP voor je af.

Houd het bij een herinnering. Meta rekent veel meer voor reclame dan voor herinneringen. In Nederland kost een herinnering ongeveer € 0,041 en een marketingbericht ongeveer € 0,132, meer dan drie keer zoveel, en klanten die aanbiedingen in WhatsApp hebben uitgezet, krijgen marketingberichten helemaal niet. Een korting, een aanbieding, "boek je volgende afspraak" of een verzoek om een recensie is voor WhatsApp al genoeg om een bericht als marketing te zien.

Ziet WhatsApp toch reclame in je tekst, dan verandert er voor je klanten niets. GroomSome blijft de herinnering versturen die ze nu krijgen, tegen de normale prijs, meldt het je en laat jou beslissen: je past je tekst aan, of je verstuurt hem bewust toch tegen de marketingprijs. Voordat je akkoord gaat, zie je wat dat zou kosten. Niets wordt ooit duurder zonder dat jij ja zegt.

In ongeveer 10 minuten ingesteld

Zorg dat je dit bij de hand hebt voordat je begint:

• Je inloggegevens van Facebook. Daarmee bevestig je alleen bij Meta wie je bent; er wordt niets geplaatst.
• De telefoon met je WhatsApp Business-app, of een nieuw nummer dat nog niet voor WhatsApp wordt gebruikt.
• Een Visa of Mastercard voor Meta. Meta vraagt erom nadat je hebt gekoppeld.
• Ongeveer 10 minuten. Een computer werkt het makkelijkst; houd je telefoon in de buurt om je nummer te bevestigen. In de mobiele app van GroomSome heet de knop "Doorgaan in je browser", en rond je het daar af.

Daarna zijn het zes stappen:

1. Zet WhatsApp-herinneringen aan. Dat doe je op de WhatsApp-pagina in je instellingen of op de pagina Abonnement. Het is gratis.

2. Koppel met Facebook. Kies je nummer, klik op "Koppelen met Facebook" en volg de begeleide stappen van Meta: log in, geef GroomSome toestemming om te koppelen, kies je bedrijf en een WhatsApp Business-account, en voeg daarna je nummer toe. Vraagt Meta om een bedrijfsportfolio, dan is dat gewoon het profiel van je salon bij Meta.

   Kies je het nummer uit je WhatsApp Business-app, dan bevestig je het op je telefoon, en je mag ervoor kiezen je chatgeschiedenis niet te delen: GroomSome heeft die niet nodig. Kies je een nieuw nummer, dan gebruik je de naam van je salon als weergavenaam en vul je de code in die Meta je stuurt. Daarna wordt de koppeling vanzelf afgerond, meestal in minder dan een minuut. Je hoeft daar niet op te wachten.

3. Schrijf je herinneringsbericht. Dat kan meteen, terwijl de koppeling nog wordt afgerond. Gebruik het standaardbericht of schrijf je eigen bericht; WhatsApp controleert het binnen een paar minuten, hooguit een dag.

4. Voeg je betaalkaart toe bij Meta. GroomSome opent de betaalpagina van Meta voor je. Daar voeg je je Visa of Mastercard toe, niet in GroomSome.

5. Stuur jezelf een test. Zodra WhatsApp je bericht heeft goedgekeurd, zie je precies wat je klanten te zien krijgen. Kan Meta nog niets van je betaalkaart afschrijven, dan brengt GroomSome je terug naar de stap "Betaalkaart bij Meta".

6. Zet je klanten over. GroomSome laat zien hoeveel van je klanten hun herinneringen via WhatsApp kunnen krijgen. WhatsApp verwacht dat ze toestemming hebben gegeven voor berichten van je salon. Dat bevestig je met een vinkje, en daarna zet je ze in één keer over. Herinneringen die al gepland stonden, gaan ook mee.

Bij klanten die je later toevoegt, staat WhatsApp al geselecteerd: zodra herinneringen voor hen aanstaan, krijgen ze die via WhatsApp. Op de klantpagina kun je WhatsApp voor elke klant afzonderlijk uitzetten. Loopt er iets vast, dan vertelt de WhatsApp-pagina je wat er is gebeurd en wat je nu moet doen.

Wat GroomSome bewaart, en wat het nooit ziet

Je WhatsApp koppelen betekent niet dat je hem uit handen geeft aan GroomSome.

• Je chats blijven van jou. GroomSome bewaart nooit je chats of je contacten, en controleert antwoorden van klanten alleen op STOP.
• Je betaalkaart en de rekening van Meta blijven tussen jou en Meta. Je voegt de betaalkaart toe op de eigen pagina van Meta; GroomSome ziet hem nooit, en de rekening ook niet.
• Wat GroomSome wel bewaart: je WhatsApp-nummer en de naam van je salon, de status van je koppeling, je herinneringsbericht en of WhatsApp het heeft goedgekeurd, wanneer je de toestemming van je klanten hebt bevestigd, of elke herinnering is afgeleverd, wie er akkoord is gegaan met de marketingprijs en wanneer (alleen als je daarvoor kiest), en de koppelingssleutel waarmee GroomSome herinneringen vanaf jouw nummer kan versturen. Die sleutel wordt versleuteld opgeslagen.
• Ontkoppelen is netjes geregeld. Als je ontkoppelt, verwijdert GroomSome de sleutel meteen. Je nummer en je WhatsApp Business-account blijven van jou; bij Meta wordt niets verwijderd.

Vragen die salons ons stellen

Moeten mijn klanten iets doen?

Nee. Hebben ze WhatsApp op het mobiele nummer dat jij van ze hebt, dan komt de herinnering gewoon binnen onder de naam van je salon, en ze kunnen altijd met STOP antwoorden.

Kan ik WhatsApp op mijn telefoon blijven gebruiken?

Ja, als je het nummer koppelt dat je al in de WhatsApp Business-app gebruikt: de app werkt gewoon zoals altijd, en antwoorden op herinneringen komen daar binnen. Open de app wel minstens eens in de twee weken, anders ontkoppelt Meta het nummer.

Wat als een klant geen WhatsApp heeft?

Die poging kost niets. Heb je ook sms-herinneringen en staat sms aan voor die klant, dan krijgt de klant een sms; anders alleen e-mailherinneringen, en dan laat GroomSome het je weten.

Kan ik het bericht aanpassen?

Ja. Gebruik gewoon de standaardherinnering van GroomSome, of schrijf je eigen bericht en pas het aan wanneer je maar wilt. WhatsApp controleert elke nieuwe tekst één keer, en totdat die is goedgekeurd, blijven je klanten het bericht krijgen dat ze nu krijgen. GroomSome vult de klant, het huisdier, de datum en de tijd voor je in, en voegt altijd de STOP-regel toe.

Wat gebeurt er als ik ontkoppel?

Dan stoppen de WhatsApp-herinneringen, en herinneringen die nog niet zijn verstuurd, gaan per sms (als je sms-herinneringen hebt) of per e-mail. Je nummer, je WhatsApp Business-account en je chats blijven van jou, en je kunt altijd opnieuw koppelen.

Gebruik je GroomSome al en heb je nog een vraag over WhatsApp-herinneringen? Stel je vraag via "Deel je feedback" in Instellingen.