Waar worden de klantgegevens van GroomSome opgeslagen?

Heb je een trimbedrijf in Europa, dan zijn de namen, telefoonnummers en adressen van je klanten en de gezondheidsnotities van hun dieren persoonsgegevens, en ben jij verantwoordelijk voor waar die terechtkomen. Op deze pagina staat precies waar GroomSome ze bewaart, welke externe aanbieders ermee in aanraking komen en wat elke aanbieder ontvangt.

Wat wordt waar opgeslagen

Wat	Waar het wordt opgeslagen
Klant- en dierdossiers, afspraken, notities, behandelingen en betaalregistraties	Microsoft Azure, regio West Europe (Nederland)
Gebruikersaccounts, wachtwoorden (gehasht), apparaten voor tweestapsverificatie en toegangssleutels (passkeys)	Microsoft Azure, regio West Europe (Nederland)
Foto's: dierprofielen, behandelingen, logo's	Azure Storage, West Europe, gekopieerd over drie beschikbaarheidszones binnen die regio
De webapp van GroomSome, de servers van de mobiele app, de inlogdienst en de online boekingspagina's	Azure West Europe

De database draait in één Azure-regio en wordt niet naar een andere regio gerepliceerd.

Back-ups

Er worden doorlopend back-ups gemaakt: wijzigingen komen in de back-up zodra ze plaatsvinden, en de database kan worden hersteld naar elk moment in de afgelopen 30 dagen. Die back-ups worden opgeslagen in dezelfde regio West Europe als de database. Ze worden niet naar een tweede regio gekopieerd.

Inloggen

Inloggen loopt via de eigen identiteitsdienst van GroomSome, in dezelfde Azure-regio. Je wachtwoord en accountgegevens worden niet bewaard door een externe inlogaanbieder. Je kunt je account beveiligen met tweestapsverificatie: keur elke inlogpoging goed met een pushmelding in de GroomSome-app, of log in met een toegangssleutel (passkey).

AI-functies

De optionele AI-functies, zoals het uitlezen van een gefotografeerde papieren klantenkaart, draaien op deployments van Microsoft Azure AI Foundry die beperkt zijn tot de EU-datazone van Microsoft (de EU Data Boundary). Volgens Microsoft kan deze grens ook EVA-landen zoals Noorwegen en Zwitserland omvatten.

Analyse en foutrapporten

Productanalyse en foutrapporten gaan naar de EU Cloud van PostHog in Frankfurt, Duitsland.

De aanbieders die een deel van je gegevens ontvangen

Een klein aantal gespecialiseerde diensten doet elk één taak voor GroomSome. Elke dienst ontvangt alleen wat nodig is voor die taak.

Aanbieder	Wat de aanbieder ontvangt	Waar de gegevens worden verwerkt
Resend (e-mail)	Herinneringen, bevestigingen en ontvangstbewijzen per e-mail: de naam en het e-mailadres van de ontvanger en het bericht	E-mails worden verstuurd vanuit Ierland (EU). Resend slaat metadata en logs van e-mails op in de Verenigde Staten.
Bird (sms)	Sms-herinneringen: het telefoonnummer van de klant en het bericht	Bird is een Nederlands bedrijf.
Stripe (facturering)	De factuurgegevens van je GroomSome-abonnement	Stripe slaat gegevens wereldwijd op en verwerkt ze wereldwijd, ook in de Verenigde Staten.
Google Cloud Vision (optioneel importeren van papieren kaarten)	De foto van een papieren klantenkaart die je wilt importeren	De wereldwijde dienst van Google, zonder gegarandeerde regio. De foto wordt uit de opslag van GroomSome verwijderd zodra de import is afgerond.
Google Firebase Cloud Messaging en pushmeldingen van Apple	Meldingen naar je eigen telefoon. Een melding over een nieuwe afspraak bevat de naam van de klant en de titel van de afspraak.	Wereldwijde diensten.
GitHub (feedback)	Feedback die je vanuit de app stuurt, met je e-mailadres	Verenigde Staten.

Agendasynchronisatie met Google Calendar of Outlook is optioneel. Zet je die aan, dan schrijft GroomSome je afspraken in je eigen agenda-account, waar de voorwaarden van je agendaprovider gelden.

Wat dit voor jou betekent

• Jij blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je klanten; GroomSome verwerkt ze namens jou. De verwerkersovereenkomst, onderaan elke pagina gelinkt, legt dat vast.
• Je kunt je gegevens meenemen. Zodra je abonnement actief is, kan een beheerder via Instellingen klanten, dieren, afspraken, facturen en producten exporteren naar Excel of CSV. Notities en foto's van de tijdlijn zitten niet in de export.
• Opzeggen verwijdert niets vanzelf. Na het opzeggen blijven je gegevens leesbaar en kun je ze nog steeds exporteren. We verwijderen ze pas als je daarom vraagt.

We beschrijven GroomSome niet als een dienst die alle gegevens binnen de EU houdt, omdat dat door de aanbieders hierboven niet waar zou zijn. Wat wel waar is: de gegevens waarmee je elke dag werkt, en de back-ups daarvan, staan in Nederland.