Openingstijden - Bepaal wanneer klanten kunnen boeken

Elke trimsalon heeft haar eigen ritme. Sommige openen om 8 uur, andere om 10. Sommige hebben pauze, andere niet. Sommige zijn maandag dicht. Sommige draaien een halve woensdag omdat de kinderen vroeg uit school zijn. Een planningtool die dat niet weet, laat klanten vrolijk een zondagochtend-boeking om 7 uur invoeren, en je moet maandagochtend een vervelend appje sturen.

Openingstijden instellen is het niet-glamoureuze maar essentiële fundament waar online boeken en je hele agenda op leunen. Zodra het klopt met je werkelijke week, werkt de rest vanzelf.

Wat zijn openingstijden in GroomSome?

Openingstijden zijn de gestructureerde definitie van wanneer je salon open is voor boekingen. Per dag: open of dicht, begintijd, eindtijd, optionele pauze. Optioneel eigen roosters als je meerdere trimmers hebt. De online boekingspagina biedt alleen tijden binnen deze uren aan, en de agenda kleurt de uren waarop je dicht bent grijs en waarschuwt je als een afspraak daarbuiten valt.

Je stelt het één keer in. Verandert er iets (verlengde uren voor de feestdagen, een nieuwe donderdagavondopening) dan werk je de regel bij en alles herberekent automatisch.

Waarom juist ingestelde openingstijden belangrijk zijn

Een correcte opstelling neemt een hele categorie kleine ergernissen weg.

• Geen boekingen buiten je uren. Klanten zien simpelweg geen slots buiten je tijden. Niks meer achteraf afbellen.
• Accurate agendaweergave. Je scrolt niet langs lege uren die je toch nooit had ingevuld.
• Waarheid per trimmer. Een parttime trimmer wordt niet online geboekt op haar vrije dagen.
• Vakanties en sluitingen zijn schoon. Vrije dagen in het rooster van een trimmer zijn dicht voor online boekingen.
• Teamduidelijkheid. Iedereen weet wat "open" en "dicht" betekenen omdat het op één plek staat.

Belangrijkste functies

• Openingstijden per dag: andere begin- en eindtijden voor maandag versus dinsdag versus zaterdag.
• Openingsdagen aan of uit: zondag dicht, maandag dicht, of welke dagen je ook niet werkt.
• Pauze: veel salons sluiten 12.00–13.00 voor een moment rust; de boekingspagina houdt zich eraan.
• Eigen roosters: elke trimmer heeft eigen uren; de boekingspagina biedt alleen tijden aan waarop die trimmer werkt.
• Gesloten dagen tonen of verbergen: verberg zondagen volledig in de weekweergave als je nooit op zondag werkt.
• Vrije dagen: elke trimmer zet vakanties en vrije dagen (feestdagen, familie, bijscholing) in het eigen rooster, en online boeken slaat die over.

Hoe stel je het in?

Een kwartier, misschien twee keer per jaar als er iets verandert.

1. Ga naar Instellingen → Afspraken.
2. Markeer je openingsdagen. Zondag dicht, maandag dicht (als dat je vrije dag is), enzovoort.
3. Stel per dag begin- en eindtijd in. Verschillende dagen mogen verschillende tijden hebben.
4. Voeg pauzes toe als je die neemt.
5. Configureer eigen uren als je een team hebt; online boeken gebruikt ze.
6. Test op de boekingspagina. Ga naar je openbare boekingspagina en controleer of de slots kloppen.

Breid je in december uit? Kom terug en update de regels voor die periode. Laat geen permanent "20.00 uur"-open staan als je dat alleen in de piek doet.

Veelvoorkomende fouten

• Pauze vergeten. Online klanten boeken vrolijk 12.45 als je niks blokkeert. Je eet een boterham tijdens het trimmen.
• Seizoen niet bijwerken. Zomeruren verschillen vaak van winteruren. Allebei instellen, niet vorig jaar laten staan.
• Eigen uren die niet kloppen. Een trimmer die drie dagen per week werkt maar als vijf staat, wordt geboekt op niet-werkdagen.
• Eenmalige feestdagen niet markeren. Koningsdag, bijscholingsdag, een bruiloft: allemaal expliciet blokkeren, anders gaat er een herinnering uit en sta jij in de salon.
• Uren in je hoofd uitbreiden maar niet in het systeem. "Ik doe deze week een uurtje later open": jij weet het, de boekingspagina toont nog steeds 8 uur.

Openingstijden instellen is de minst spannende setup in trimsoftware. Het is ook de instelling die je week stilletjes beschermt. Vijf minuten vooraf bespaart verrassend veel "ben je zaterdag open? Ik dacht dat je dicht was?"-gesprekken later, en de boekingspagina stopt met beloftes doen die je niet kunt waarmaken.