Welche Informationen sollte ein Groomer zu jedem Hund festhalten?

Name, Rasse, Alter, Gewicht, Geschlecht und Kastrationsstatus sowie ein Foto. Dazu gesundheitliche Probleme wie Allergien, Hauterkrankungen oder Herzprobleme; das Verhalten beim Anfassen, beim Föhnen und bei den Krallen; der Schnitt und die Längen, die der Besitzer wünscht; und wie oft der Hund wiederkommen sollte.

Wie lange sollte ich Kundendaten aufbewahren?

So lange, wie du sie für die Kundenbeziehung und für deine gesetzlichen und steuerlichen Pflichten brauchst, und nicht länger. Nach der DSGVO sollen personenbezogene Daten so kurz wie möglich gespeichert werden; sieh dir also Kunden, die lange nicht mehr da waren, regelmäßig an.

Sollte ich meine Kundenkartei auf Papier oder in einer Software führen?

Papier funktioniert bei wenigen Kunden, aber man kann es nicht durchsuchen, niemand aus dem Team kann es von zu Hause aus lesen, und mit einer verlorenen Karte ist auch die Historie weg. In einer Software findet jeder im Team einen Hund über den Besitzer, den Namen des Tiers oder die Telefonnummer, mit Notizen und Fotos an einem Ort.

Wer sollte Kunden- und Tierdaten sehen können?

Alle, die mit den Hunden arbeiten, brauchen die Gesundheits- und Verhaltensnotizen jedes Tiers. Rechnungen und Zahlungsdaten kannst du auf die Personen beschränken, die sich darum kümmern. Gib jeder Person eine eigene Anmeldung, statt eine gemeinsam zu nutzen.

Wie verwalte ich Kunden- und Tierprofile samt Besuchshistorie?

Kurze Antwort

Ein Profil pro Besitzer, mit all seinen Tieren verknüpft, und eines pro Tier mit Rasse, Alter, Gewicht, Gesundheits- und Verhaltensnotizen. Nach jedem Termin eine kurze Notiz und ein Foto: So wächst die Historie von selbst, und jeder im Team kann sicher mit dem Hund umgehen.

Zuletzt aktualisiert: 29. September 2026

Gute Aufzeichnungen beantworten zwei Fragen, bevor der Hund auf dem Tisch steht: Können wir diesen Hund sicher so pflegen wie geplant, und was hat sich der Besitzer beim letzten Mal gewünscht? Dafür braucht es drei verknüpfte Ebenen: den Besitzer, das Tier und die Besuchshistorie. Halte jede davon kurz und ergänze sie nach jedem Termin, statt alles in einer großen Sitzung nachzutragen.

Was gehört in ein Kundenprofil?

Alles, was du brauchst, um den Besitzer zu erreichen und im Notfall zu handeln, und nicht mehr. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind, und genau das macht ein Profil auch schnell lesbar.

Vollständiger Name und der Name aller anderen, die den Hund bringen oder abholen.
Eine Handynummer, eine zweite Nummer und eine E-Mail-Adresse, dazu der bevorzugte Kanal für Erinnerungen.
Adresse, wenn du Hunde abholst oder Rechnungen verschickst.
Name und Telefonnummer des Tierarztes.
Die bevorzugte Sprache für Nachrichten.
Praktische Hinweise: Absprachen zum Bringen, eine Anzahlungspflicht, wo man parken kann.

Was gehört in ein Tierprofil?

Die Fakten, die bestimmen, wie du den Hund pflegst und mit ihm umgehst. Halte sie einmal fest und aktualisiere sie, wenn sich etwas ändert.

Was du festhältst	Warum es wichtig ist
Name und Foto	Unterscheidet Hunde aus demselben Haushalt und ordnet der richtigen Buchung den richtigen Hund zu
Rasse	Bestimmt die erwartete Dauer, den Preis und den Schnitt, den Besitzer dieser Rasse meist wünschen
Geburtsdatum	Ältere Hunde brauchen eventuell kürzere Termine, mehr Pausen und einen sanfteren Umgang
Gewicht	Zeigt Veränderungen zwischen den Besuchen, die du dem Besitzer gegenüber ansprechen solltest
Geschlecht und Kastrationsstatus	Grundlegende Identifikation und Kontext, wenn sich das Fell verändert
Gesundheit	Allergien, Hauterkrankungen, Herzprobleme, Krampfanfälle, Knoten, kürzliche Operationen, Medikamente
Verhalten	Reaktion auf Föhn, Krallen, Pfoten oder Gesicht; ob ein Maulkorb nötig ist; was den Hund beruhigt
Pflegeanweisungen	Der Schnitt, die verwendeten Längen, Produkte, die du meiden solltest, alles, worauf der Besitzer Wert legt
Terminintervall	Wie oft der Hund wiederkommen sollte, damit er in gutem Zustand bleibt

Markiere die Notizen, die ein Groomer nicht übersehen darf, etwa eine Herzerkrankung oder einen Hund, der beißt, wenn man seine Pfoten anfasst, damit sie sich vom Rest abheben.

Wie führe ich eine nützliche Pflegehistorie?

Schreib nach jedem Besuch eine kurze Notiz und lies die letzte, bevor der Hund kommt.

Notiere, was du gemacht hast: den Schnitt, die Längen und wie lange der Termin gedauert hat, damit du beim nächsten Besuch die richtige Zeit einplanst.
Notiere, was sich verändert hat: ein neuer Knoten, gereizte Haut, Verfilzungen, ein verändertes Verhalten.
Mach ein Foto vom fertigen Hund. „Wie beim letzten Mal“ ist einfach, wenn du das letzte Mal sehen kannst.
Markiere alles, was der nächste Groomer sehen muss, besonders wenn jemand anderes aus dem Team den nächsten Termin übernimmt.
Lies die Historie, bevor der Hund auf dem Tisch steht, nicht erst mittendrin.

Aus einer zweizeiligen Notiz nach jedem Termin wird im Laufe eines Jahres eine Akte, die niemand im Kopf behalten könnte.

Wie steige ich von Karteikarten oder Tabellen um?

Importiere, was du schon hast, und fülle die Lücken, wenn die Kunden wiederkommen.

Exportiere deine Kundenliste aus deinem alten System oder deiner Tabelle als CSV- oder Excel-Datei.
Räum sie vorher auf: ein einheitliches Format für Telefonnummern, keine doppelten Besitzer, jedes Tier beim richtigen Besitzer.
Importiere sie und prüfe eine Handvoll Datensätze, bevor du dich darauf verlässt.
Fotografiere Karteikarten stapelweise, wenn deine Software sie lesen kann, und prüfe jede Karte, bevor daraus ein Datensatz wird.
Ergänze Gesundheits- und Verhaltensnotizen beim nächsten Besuch des jeweiligen Hundes. Versuch nicht, jede Karte an einem Wochenende abzutippen.

Wie schütze ich Kunden- und Tierdaten?

Gib jeder Person eine eigene Anmeldung, beschränke den Zugriff auf das, was die jeweilige Rolle braucht, aktiviere die Zwei-Faktor-Anmeldung und informiere dich, wo deine Daten gespeichert sind. Die DSGVO-Leitlinien der Europäischen Kommission beschreiben „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ so: nur die Daten verarbeiten, die du brauchst, sie nur kurz aufbewahren und begrenzen, wer darauf zugreifen kann. In der Praxis heißt das: Medizinische Notizen gehören ins Tierprofil statt in Textnachrichten, entferne Personen aus deinem Konto, wenn sie gehen, und stelle sicher, dass du deine Daten exportieren kannst, falls du jemals die Software wechselst.

Wie GroomSome hilft

Kundenprofile mit allen verknüpften Tieren. Name, zwei Telefonnummern, E-Mail, Adresse, bevorzugte Sprache, Name und Telefonnummer des Tierarztes, private Notizen und Einstellungen für Erinnerungen.
Tierprofile, gemacht für die Hundepflege. Die Rasse aus der Rassenliste deines Salons (angelegt aus einem Katalog mit 395 Hunderassen), ein Profilfoto, Geburtsdatum, Gewicht, Geschlecht einschließlich Kastrationsstatus, ein Terminintervall und getrennte Notizen für medizinische Probleme, Verhalten und besondere Anweisungen. Markiere jede dieser drei als „Wichtig“, um sie auf der Seite des Tiers hervorzuheben.
Eine Zeitleiste pro Tier. Geplante und vergangene Termine, Notizen und Fotos in einem Verlauf, nach Typ filterbar, dazu ein Aktivitätsverlauf bei jedem Kunden.
Eine Suche, die zu Anrufen passt. Finde Kunden über Name, Telefonnummer, E-Mail oder den Namen des Tiers und filtere nach Kunden ohne nächsten Termin.
Import aus Dateien und von Papier. Importiere Kunden und Tiere aus CSV-, Excel- oder XML-Dateien oder fotografiere Karteikarten aus Papier: GroomSome liest sie aus, du prüfst alles, bevor etwas importiert wird, und mögliche Duplikate werden markiert, damit du entscheidest.
Zugriff und Speicherung. Jedes Teammitglied hat eine eigene Anmeldung und Rolle, die Zwei-Faktor-Anmeldung per Bestätigung in der App oder per Passkey steht zur Verfügung, und Kundendaten werden in der Azure-Region West Europe von Microsoft in den Niederlanden gespeichert. Siehe wo GroomSome Daten speichert.

Quellen

Europäische Kommission. Principles of personal data processing under the GDPR (auf Englisch).

Fragen, die Groomer stellen

Welche Informationen sollte ein Groomer zu jedem Hund festhalten?: Name, Rasse, Alter, Gewicht, Geschlecht und Kastrationsstatus sowie ein Foto. Dazu gesundheitliche Probleme wie Allergien, Hauterkrankungen oder Herzprobleme; das Verhalten beim Anfassen, beim Föhnen und bei den Krallen; der Schnitt und die Längen, die der Besitzer wünscht; und wie oft der Hund wiederkommen sollte.
Wie lange sollte ich Kundendaten aufbewahren?: So lange, wie du sie für die Kundenbeziehung und für deine gesetzlichen und steuerlichen Pflichten brauchst, und nicht länger. Nach der DSGVO sollen personenbezogene Daten so kurz wie möglich gespeichert werden; sieh dir also Kunden, die lange nicht mehr da waren, regelmäßig an.
Sollte ich meine Kundenkartei auf Papier oder in einer Software führen?: Papier funktioniert bei wenigen Kunden, aber man kann es nicht durchsuchen, niemand aus dem Team kann es von zu Hause aus lesen, und mit einer verlorenen Karte ist auch die Historie weg. In einer Software findet jeder im Team einen Hund über den Besitzer, den Namen des Tiers oder die Telefonnummer, mit Notizen und Fotos an einem Ort.
Wer sollte Kunden- und Tierdaten sehen können?: Alle, die mit den Hunden arbeiten, brauchen die Gesundheits- und Verhaltensnotizen jedes Tiers. Rechnungen und Zahlungsdaten kannst du auf die Personen beschränken, die sich darum kümmern. Gib jeder Person eine eigene Anmeldung, statt eine gemeinsam zu nutzen.