Come gestire i profili di clienti e animali e lo storico delle visite?

Una buona documentazione risponde a due domande prima che il cane salga sul tavolo: è sicuro toelettare questo cane come avevamo previsto, e cosa ha chiesto il proprietario l'ultima volta? Servono tre livelli collegati: il proprietario, l'animale e lo storico delle visite. Tieni ciascuno breve, e aggiungi qualcosa dopo ogni toelettatura invece di aggiornare tutto in una sola volta.

Cosa deve contenere il profilo di un cliente?

Tutto ciò che ti serve per raggiungere il proprietario e per agire in caso di emergenza, e niente di più. Il GDPR chiede che i dati personali siano «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario», ed è anche ciò che rende un profilo veloce da leggere.

• Nome e cognome, e il nome di chiunque altro porti o ritiri il cane.
• Un numero di cellulare, un secondo numero e un indirizzo email, più il canale che preferisce per i promemoria.
• L'indirizzo, se vai a prendere i cani o invii fatture.
• Il nome e il numero di telefono del veterinario.
• La lingua che preferisce per i messaggi.
• Note pratiche: accordi per lasciare il cane, l'obbligo di un acconto, dove parcheggiare.

Cosa deve contenere il profilo di un animale?

I dati che cambiano il modo in cui toeletti e maneggi il cane. Registrali una volta e aggiornali quando qualcosa cambia.

Cosa registrare	Perché conta
Nome e foto	Distingue i cani della stessa famiglia e abbina il cane giusto alla prenotazione giusta
Razza	Determina il tempo e il prezzo previsti, e lo stile che di solito chiedono i proprietari di quella razza
Data di nascita	I cani anziani possono aver bisogno di sessioni più brevi, più pause e una manipolazione più delicata
Peso	Mostra variazioni tra una visita e l'altra che vale la pena segnalare al proprietario
Sesso e sterilizzazione	Identificazione di base, e un contesto utile quando il manto cambia
Salute	Allergie, problemi della pelle, problemi cardiaci, crisi epilettiche, noduli, interventi recenti, farmaci
Comportamento	Reazione al phon, al taglio delle unghie, quando gli si toccano le zampe o il muso; se serve la museruola; cosa calma il cane
Istruzioni di toelettatura	Lo stile, le lunghezze usate, i prodotti da evitare, qualsiasi cosa a cui il proprietario tiene particolarmente
Intervallo tra gli appuntamenti	Ogni quanto il cane dovrebbe tornare per restare in buone condizioni

Evidenzia le note che un toelettatore non deve perdere, come un problema cardiaco o un cane che morde quando gli si toccano le zampe, così risaltano rispetto al resto.

Come tengo uno storico di toelettatura utile?

Aggiungi una breve nota dopo ogni visita, e leggi l'ultima prima che arrivi il cane.

1. Scrivi cosa hai fatto: lo stile, le lunghezze e quanto è durata la toelettatura, così la prossima volta prenoti il tempo giusto.
2. Scrivi cosa è cambiato: un nuovo nodulo, pelle irritata, nodi nel pelo, un cambiamento nel comportamento.
3. Fotografa il cane a lavoro finito. «Come l'ultima volta» è facile quando puoi vedere l'ultima volta.
4. Segnala tutto ciò che il prossimo toelettatore deve vedere, soprattutto se la prossima toelettatura la farà un collega.
5. Leggi lo storico prima che il cane salga sul tavolo, non a metà lavoro.

Una nota di due righe dopo ogni toelettatura diventa, nel giro di un anno, uno storico che nessuno riuscirebbe a tenere a mente.

Come passo da schede cartacee o fogli di calcolo?

Importa quello che hai già, poi completa ciò che manca man mano che ogni cliente torna.

1. Esporta il tuo elenco clienti dal vecchio sistema o dal foglio di calcolo come file CSV o Excel.
2. Prima fai ordine: un unico formato per i numeri di telefono, nessun proprietario doppio, ogni animale sul proprietario giusto.
3. Importalo e controlla qualche profilo prima di farci affidamento.
4. Fotografa le schede cartacee a gruppi se il tuo software è in grado di leggerle, e controlla ogni scheda prima che diventi un profilo.
5. Aggiungi le note su salute e comportamento alla prossima visita di ogni cane. Non cercare di trascrivere tutte le schede in un solo fine settimana.

Come tengo al sicuro i profili di clienti e animali?

Dai a ogni persona il proprio accesso, limita l'accesso a ciò che serve a ciascun ruolo, attiva l'accesso in due passaggi e sappi dove sono archiviati i tuoi dati. Le indicazioni della Commissione europea sul GDPR descrivono la «protezione dei dati per impostazione predefinita» come trattare solo i dati necessari, conservarli per poco tempo e limitare chi può accedervi. In pratica: tieni le note mediche nel profilo dell'animale invece che nei messaggi, rimuovi le persone dal tuo account quando se ne vanno e assicurati di poter esportare i tuoi dati se un giorno cambi software.

Come ti aiuta GroomSome

• Profili dei clienti con tutti gli animali collegati. Nome, due numeri di telefono, email, indirizzo, lingua preferita, nome e numero di telefono del veterinario, note private e preferenze per i promemoria.
• Profili degli animali pensati per la toelettatura. La razza dall'elenco razze del tuo salone (creato a partire da un catalogo di 395 razze canine), una foto profilo, data di nascita, peso, sesso compreso castrato o sterilizzato, un intervallo tra gli appuntamenti e note separate per problemi medici, comportamento e istruzioni speciali. Contrassegna una di queste tre come Importante per evidenziarla nella pagina dell'animale.
• Una cronologia per ogni animale. Appuntamenti pianificati e passati, note e foto in un unico feed, filtrabile per tipo, più un feed delle attività per ogni cliente.
• Una ricerca adatta al modo in cui chiamano i clienti. Trova un cliente per nome, numero di telefono, email o nome dell'animale, e filtra i clienti senza un prossimo appuntamento.
• Importazione da file e da carta. Importa clienti e animali da file CSV, Excel o XML, oppure fotografa le schede cliente cartacee: GroomSome le legge e te le fa controllare prima di importare qualsiasi cosa, e segnala i possibili doppioni perché sia tu a decidere.
• Accesso e archiviazione. Ogni membro del team ha il proprio accesso e il proprio ruolo, è disponibile l'accesso in due passaggi con approvazione nell'app o con passkey, e i dati dei clienti sono archiviati nella regione West Europe di Microsoft Azure, nei Paesi Bassi. Vedi dove GroomSome archivia i dati.

Fonti

• Commissione europea. Principles of personal data processing under the GDPR (in inglese).