मैं ग्राहकों और पालतू जानवरों की प्रोफ़ाइल और उनका इतिहास कैसे संभालूँ?

अच्छे रिकॉर्ड कुत्ते के टेबल पर आने से पहले दो सवालों का जवाब देते हैं: क्या इस कुत्ते की ग्रूमिंग उसी तरह करना सुरक्षित है जैसा हमने सोचा था, और पिछली बार मालिक ने क्या कहा था? इसके लिए तीन जुड़ी हुई परतें चाहिए: मालिक, पालतू जानवर और विज़िट का इतिहास। हर परत को छोटा रखें, और एक लंबे सत्र में सब भरने के बजाय हर ग्रूमिंग के बाद उसमें थोड़ा-थोड़ा जोड़ते जाएँ।

ग्राहक के रिकॉर्ड में क्या होना चाहिए?

मालिक से संपर्क करने और आपात स्थिति में कदम उठाने के लिए जो कुछ चाहिए, बस उतना ही। GDPR कहता है कि निजी डेटा “पर्याप्त, प्रासंगिक और जितना ज़रूरी हो उतने तक सीमित” होना चाहिए, और यही बात रिकॉर्ड को जल्दी पढ़ने लायक भी बनाती है।

• पूरा नाम, और उस हर व्यक्ति का नाम जो कुत्ते को छोड़ने या लेने आता है।
• एक मोबाइल नंबर, एक दूसरा नंबर और एक ईमेल पता, साथ में वह माध्यम जिससे वे रिमाइंडर पाना पसंद करते हैं।
• पता, अगर आप कुत्तों को लेने जाते हैं या चालान भेजते हैं।
• पशु चिकित्सक का नाम और फ़ोन नंबर।
• संदेशों के लिए उनकी पसंदीदा भाषा।
• व्यावहारिक नोट: कुत्ते को छोड़ने की व्यवस्था, अग्रिम राशि (डिपॉज़िट) की शर्त, गाड़ी कहाँ खड़ी करें।

पालतू जानवर की प्रोफ़ाइल में क्या होना चाहिए?

वे तथ्य जो कुत्ते की ग्रूमिंग और उसे संभालने का तरीका बदलते हैं। उन्हें एक बार दर्ज करें और कुछ बदलने पर अपडेट करें।

क्या दर्ज करें	यह क्यों ज़रूरी है
नाम और फ़ोटो	एक ही घर के कुत्तों में फ़र्क करने और सही कुत्ते को सही बुकिंग से मिलाने के लिए
नस्ल	अपेक्षित समय और कीमत तय करती है, और वह स्टाइल भी जो उस नस्ल के मालिक आमतौर पर माँगते हैं
जन्म तिथि	बड़ी उम्र के कुत्तों को छोटे सत्र, ज़्यादा ब्रेक और ज़्यादा नरमी से संभालने की ज़रूरत हो सकती है
वज़न	दो विज़िट के बीच का ऐसा बदलाव दिखाता है जो मालिक को बताने लायक हो
लिंग और नसबंदी की स्थिति	बुनियादी पहचान, और कोट में बदलाव आने पर संदर्भ
स्वास्थ्य	एलर्जी, त्वचा की समस्याएँ, दिल की बीमारी, दौरे, गाँठें, हाल की सर्जरी, दवाएँ
व्यवहार	ड्रायर, नाखून, पंजों या चेहरे पर प्रतिक्रिया; मज़ल की ज़रूरत है या नहीं; कुत्ता किस चीज़ से शांत होता है
ग्रूमिंग निर्देश	स्टाइल, इस्तेमाल की गई लंबाई, किन उत्पादों से बचना है, और हर वह बात जिस पर मालिक खास ध्यान देता है
दोबारा बुकिंग का अंतराल	अच्छी हालत में रहने के लिए कुत्ते को कितने समय बाद वापस आना चाहिए

जिन नोट्स को ग्रूमर को किसी भी हालत में नहीं चूकना चाहिए, जैसे दिल की बीमारी या ऐसा कुत्ता जो पंजे छूने पर काटता है, उन्हें चिह्नित करें ताकि वे बाकी नोट्स से अलग दिखें।

मैं ग्रूमिंग का उपयोगी इतिहास कैसे रखूँ?

हर विज़िट के बाद एक छोटा नोट जोड़ें, और कुत्ते के आने से पहले पिछला नोट पढ़ें।

1. लिखें कि आपने क्या किया: स्टाइल, लंबाई, और ग्रूमिंग में कितना समय लगा, ताकि अगली बार आप सही समय बुक कर सकें।
2. लिखें कि क्या बदला: कोई नई गाँठ, त्वचा में जलन, उलझे बाल (मैटिंग), व्यवहार में बदलाव।
3. तैयार कुत्ते की एक फ़ोटो लें। “पिछली बार जैसा” करना तब आसान होता है जब आप पिछली बार देख सकते हों।
4. अगले ग्रूमर को जो ज़रूर देखना चाहिए, उसे चिह्नित करें, खासकर अगर अगली ग्रूमिंग कोई सहकर्मी करेगा।
5. इतिहास कुत्ते के टेबल पर आने से पहले पढ़ें, आधे काम के बीच में नहीं।

हर ग्रूमिंग के बाद दो पंक्तियों का नोट, एक साल में ऐसा रिकॉर्ड बन जाता है जिसे कोई भी अपने दिमाग में नहीं रख सकता।

मैं कागज़ी कार्ड या स्प्रेडशीट से कैसे आगे बढ़ूँ?

जो आपके पास पहले से है उसे इम्पोर्ट करें, फिर हर ग्राहक के वापस आने पर कमियाँ भरते जाएँ।

1. अपनी ग्राहक सूची एक्सपोर्ट करें: अपने पुराने सिस्टम या स्प्रेडशीट से, CSV या Excel फ़ाइल के रूप में।
2. पहले उसे साफ़ करें: फ़ोन नंबरों का एक ही फ़ॉर्मेट, कोई डुप्लिकेट मालिक नहीं, हर पालतू जानवर सही मालिक के साथ।
3. इम्पोर्ट करें और कुछ रिकॉर्ड जाँचें, इससे पहले कि आप उस पर भरोसा करें।
4. कागज़ी कार्ड की फ़ोटो बैच में लें, अगर आपका सॉफ्टवेयर उन्हें पढ़ सकता है, और हर कार्ड को रिकॉर्ड बनने से पहले जाँचें।
5. हर कुत्ते की अगली विज़िट पर स्वास्थ्य और व्यवहार के नोट जोड़ें। एक ही वीकेंड में हर कार्ड टाइप करने की कोशिश न करें।

मैं ग्राहकों और पालतू जानवरों के रिकॉर्ड सुरक्षित कैसे रखूँ?

हर व्यक्ति को उसका अपना लॉगिन दें, हर भूमिका को सिर्फ़ उतनी पहुँच दें जितनी उसे चाहिए, दो-चरणीय साइन-इन चालू करें, और जानें कि आपका डेटा कहाँ संग्रहीत है। यूरोपीय आयोग की GDPR गाइडेंस “डिफ़ॉल्ट रूप से डेटा सुरक्षा” को ऐसे समझाती है: सिर्फ़ ज़रूरी डेटा प्रोसेस करना, उसे कम समय तक रखना और उस तक पहुँच सीमित रखना। व्यवहार में इसका मतलब है: मेडिकल नोट टेक्स्ट मैसेज में नहीं, पालतू जानवर की प्रोफ़ाइल पर रखें, लोगों के जाने पर उन्हें अपने अकाउंट से हटाएँ, और यह पक्का करें कि अगर आप कभी सॉफ्टवेयर बदलें तो अपने रिकॉर्ड एक्सपोर्ट कर सकें।

GroomSome कैसे मदद करता है

• ग्राहक रिकॉर्ड, जिनसे हर पालतू जानवर जुड़ा है। नाम, दो फ़ोन नंबर, ईमेल, पता, पसंदीदा भाषा, पशु चिकित्सक का नाम और फ़ोन नंबर, निजी नोट और रिमाइंडर की पसंद।
• ग्रूमिंग के लिए बनी पालतू प्रोफ़ाइल। आपके सैलून की नस्ल सूची से नस्ल (395 कुत्तों की नस्लों के कैटलॉग से शुरू की गई), एक प्रोफ़ाइल फ़ोटो, जन्म तिथि, वज़न, नसबंदी की स्थिति सहित लिंग, दोबारा बुकिंग का अंतराल, और चिकित्सा समस्याओं, व्यवहार और विशेष निर्देशों के लिए अलग-अलग नोट। इन तीनों में से किसी को भी महत्वपूर्ण चिह्नित करें, ताकि वह पालतू जानवर के पेज पर उभरकर दिखे।
• हर पालतू जानवर की एक टाइमलाइन। नियोजित और पिछली अपॉइंटमेंट, नोट और फ़ोटो एक ही फ़ीड में, प्रकार के अनुसार फ़िल्टर करने लायक, और हर ग्राहक पर एक गतिविधि फ़ीड।
• ऐसी खोज जो ग्राहकों के फ़ोन करने के तरीके से मेल खाती है। ग्राहक को नाम, फ़ोन नंबर, ईमेल या पालतू जानवर के नाम से ढूँढें, और उन ग्राहकों को फ़िल्टर करें जिनकी अगली अपॉइंटमेंट तय नहीं है।
• फ़ाइलों और कागज़ से इम्पोर्ट। CSV, Excel या XML फ़ाइलों से ग्राहक और पालतू जानवर इम्पोर्ट करें, या कागज़ी ग्राहक कार्ड की फ़ोटो लें: GroomSome उन्हें पढ़ता है ताकि कुछ भी इम्पोर्ट होने से पहले आप जाँच सकें, और संभावित डुप्लिकेट को चिह्नित करता है ताकि फ़ैसला आप करें।
• पहुँच और संग्रहण। हर टीम सदस्य का अपना लॉगिन और भूमिका होती है, ऐप से स्वीकृति या पासकी के साथ दो-चरणीय साइन-इन उपलब्ध है, और ग्राहकों का डेटा नीदरलैंड में Microsoft Azure के West Europe क्षेत्र में संग्रहीत होता है। देखें GroomSome डेटा कहाँ संग्रहीत करता है।

स्रोत

• European Commission. Principles of personal data processing under the GDPR (अंग्रेज़ी में)।