¿Cómo gestionar las fichas de clientes y mascotas y su historial?

Unas buenas fichas responden a dos preguntas antes de que el perro suba a la mesa: ¿es seguro arreglar a este perro como habíamos previsto?, y ¿qué pidió el dueño la última vez? Para eso hacen falta tres niveles vinculados: el dueño, la mascota y el historial de visitas. Que cada uno sea breve, y ve completándolo después de cada sesión en lugar de hacerlo todo de una vez.

¿Qué debe incluir la ficha de un cliente?

Todo lo que necesitas para localizar al dueño y actuar en una emergencia, y nada más. El RGPD pide que los datos personales sean «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario», que es también lo que hace que una ficha se lea rápido.

• Nombre completo, y el de cualquier otra persona que deje o recoja al perro.
• Un móvil, un segundo número y un email, además del canal que prefiere para los recordatorios.
• Dirección, si recoges perros a domicilio o envías facturas.
• El nombre y el teléfono del veterinario.
• El idioma que prefiere para los mensajes.
• Notas prácticas: cómo se hace la entrega del perro, si se pide depósito, dónde aparcar.

¿Qué debe incluir el perfil de una mascota?

Los datos que cambian cómo arreglas y manejas al perro. Anótalos una vez y actualízalos cuando algo cambie.

Qué anotar	Por qué importa
Nombre y foto	Distingue a los perros de una misma casa y asocia cada reserva con el perro correcto
Raza	Marca el tiempo y el precio previstos, y el estilo que suelen pedir los dueños de esa raza
Fecha de nacimiento	Los perros mayores pueden necesitar sesiones más cortas, más pausas y un manejo más suave
Peso	Muestra los cambios entre visitas que vale la pena comentar con el dueño
Sexo y si está castrado	Identificación básica, y contexto cuando cambia el pelaje
Salud	Alergias, afecciones de la piel, problemas cardíacos, convulsiones, bultos, cirugía reciente, medicación
Comportamiento	Reacción al secador, a que le toquen las uñas, las patas o la cara; si necesita bozal; qué le tranquiliza
Instrucciones de peluquería	El estilo, las longitudes usadas, los productos que hay que evitar, cualquier cosa en la que el dueño sea exigente
Intervalo entre citas	Cada cuánto debe volver el perro para mantenerse en buen estado

Marca las notas que un peluquero no puede pasar por alto, como una afección cardíaca o un perro que muerde cuando le tocan las patas, para que destaquen sobre el resto.

¿Cómo llevo un historial de peluquería útil?

Añade una nota breve después de cada visita y lee la última antes de que llegue el perro.

1. Apunta lo que hiciste: el estilo, las longitudes y cuánto duró la sesión, para reservar el tiempo justo en la próxima visita.
2. Apunta lo que cambió: un bulto nuevo, la piel irritada, nudos, un cambio de comportamiento.
3. Saca una foto del perro terminado. «Igual que la última vez» es fácil cuando puedes ver la última vez.
4. Marca todo lo que el próximo peluquero debe ver, sobre todo si la siguiente sesión la hará un compañero.
5. Lee el historial antes de que el perro esté en la mesa, no a mitad de la sesión.

Una nota de dos líneas después de cada sesión se convierte, en un año, en un historial que nadie podría guardar en la cabeza.

¿Cómo paso de las fichas de papel o las hojas de cálculo?

Importa lo que ya tienes y completa lo que falte a medida que vuelva cada cliente.

1. Exporta tu lista de clientes desde tu sistema anterior o tu hoja de cálculo como archivo CSV o Excel.
2. Ordénala primero: un único formato para los teléfonos, sin dueños duplicados y cada mascota con su dueño correcto.
3. Impórtala y revisa unas cuantas fichas antes de fiarte de ella.
4. Fotografía las fichas de papel por tandas si tu software puede leerlas, y revisa cada ficha antes de que se convierta en un registro.
5. Añade las notas de salud y comportamiento cuando cada perro vuelva. No intentes pasar a limpio todas las fichas en un fin de semana.

¿Cómo mantengo seguras las fichas de clientes y mascotas?

Da a cada persona su propio acceso, limita lo que ve cada rol a lo que necesita, activa el inicio de sesión en dos pasos y averigua dónde se guardan tus datos. La guía de la Comisión Europea sobre el RGPD describe la «protección de datos por defecto» como tratar solo los datos que necesitas, conservarlos poco tiempo y limitar quién puede acceder a ellos. En la práctica: guarda las notas médicas en el perfil de la mascota y no en mensajes de texto, elimina de tu cuenta a las personas que se van y asegúrate de poder exportar tus fichas si algún día cambias de software.

Cómo te ayuda GroomSome

• Fichas de clientes con todas sus mascotas vinculadas. Nombre, dos teléfonos, email, dirección, idioma preferido, nombre y teléfono del veterinario, notas privadas y preferencias de recordatorio.
• Perfiles de mascota pensados para la peluquería canina. La raza se elige de la lista de razas de tu salón (que parte de un catálogo de 395 razas de perro), una foto de perfil, la fecha de nacimiento, el peso, el sexo incluido si está castrado o esterilizado, un intervalo entre citas y notas separadas para problemas médicos, comportamiento e instrucciones especiales. Marca cualquiera de esas tres como Importante para destacarla en la página de la mascota.
• Una línea de tiempo por mascota. Citas previstas y pasadas, notas y fotos en un solo historial que puedes filtrar por tipo, además de un registro de actividad en cada cliente.
• Una búsqueda que se adapta a cómo llaman los clientes. Encuentra a un cliente por nombre, teléfono, email o nombre de la mascota, y filtra los clientes que no tienen próxima cita.
• Importación desde archivos y papel. Importa clientes y mascotas desde archivos CSV, Excel o XML, o fotografía las fichas de clientes en papel: GroomSome las lee para que las revises antes de importar nada, y marca los posibles duplicados para que decidas tú.
• Acceso y almacenamiento. Cada miembro del equipo tiene su propio acceso y su rol, está disponible el inicio de sesión en dos pasos con aprobación en la app o con una clave de acceso, y los datos de los clientes se guardan en la región West Europe de Microsoft Azure, en los Países Bajos. Consulta dónde guarda GroomSome los datos.

Fuentes

• Comisión Europea. Principios del tratamiento de datos personales según el RGPD (en inglés).