Hoe houd ik klant- en dierprofielen en de trimgeschiedenis bij?

Goede gegevens beantwoorden twee vragen voordat de hond op tafel staat: kunnen we deze hond veilig trimmen zoals gepland, en wat vroeg de eigenaar de vorige keer? Daarvoor heb je drie gekoppelde lagen nodig: de eigenaar, het dier en de geschiedenis van de bezoeken. Houd elke laag kort, en vul hem aan na elke trimbeurt in plaats van in één grote sessie.

Wat hoort er in een klantdossier?

Alles wat je nodig hebt om de eigenaar te bereiken en in een noodgeval te handelen, en niets meer. De AVG vraagt dat persoonsgegevens "toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is" zijn, en precies dat maakt een dossier ook snel leesbaar.

• Volledige naam, en de naam van iedereen die de hond brengt of ophaalt.
• Een mobiel nummer, een tweede nummer en een e-mailadres, plus het kanaal dat de klant voor herinneringen verkiest.
• Adres, als je honden ophaalt of facturen verstuurt.
• Naam en telefoonnummer van de dierenarts.
• De taal die de klant verkiest voor berichten.
• Praktische notities: afspraken over brengen en halen, een verplichte aanbetaling, waar je kunt parkeren.

Wat hoort er in een dierprofiel?

De feiten die bepalen hoe je de hond trimt en behandelt. Leg ze één keer vast en werk ze bij als er iets verandert.

Wat je vastlegt	Waarom het ertoe doet
Naam en foto	Onderscheidt honden uit hetzelfde huishouden, en koppelt de juiste hond aan de juiste boeking
Ras	Bepaalt de verwachte tijd en prijs, en de coupe die eigenaren van dat ras meestal vragen
Geboortedatum	Oudere honden hebben soms kortere sessies, meer pauzes en een voorzichtigere aanpak nodig
Gewicht	Laat veranderingen tussen bezoeken zien die het waard zijn om met de eigenaar te bespreken
Geslacht en of de hond gecastreerd of gesteriliseerd is	Basisidentificatie, en context als een vacht verandert
Gezondheid	Allergieën, huidaandoeningen, hartproblemen, epileptische aanvallen, bultjes, een recente operatie, medicatie
Gedrag	Reactie op de föhn, nagels, poten of kop; of een muilkorf nodig is; wat de hond rustig maakt
Triminstructies	De coupe, de lengtes die je gebruikte, producten om te vermijden, alles waar de eigenaar precies in is
Afspraakinterval	Hoe vaak de hond terug moet komen om in goede conditie te blijven

Markeer de notities die een trimmer niet mag missen, zoals een hartaandoening of een hond die bijt als je aan zijn poten komt, zodat ze opvallen tussen de rest.

Hoe houd ik een bruikbare trimgeschiedenis bij?

Voeg na elk bezoek een korte notitie toe, en lees de laatste voordat de hond binnenkomt.

1. Schrijf op wat je gedaan hebt: de coupe, de lengtes en hoe lang de trimbeurt duurde, zodat je de volgende keer de juiste tijd inplant.
2. Schrijf op wat er veranderd is: een nieuw bultje, een gevoelige huid, klitten, ander gedrag.
3. Maak een foto van de hond als hij klaar is. "Hetzelfde als de vorige keer" is makkelijk als je de vorige keer kunt zien.
4. Markeer alles wat de volgende trimmer moet zien, vooral als een collega de volgende trimbeurt doet.
5. Lees de geschiedenis voordat de hond op tafel staat, niet halverwege.

Een notitie van twee regels na elke trimbeurt groeit in een jaar uit tot een dossier dat niemand in zijn hoofd zou kunnen bewaren.

Hoe stap ik over van papieren kaarten of spreadsheets?

Importeer wat je al hebt, en vul de gaten aan zodra elke klant terugkomt.

1. Exporteer je klantenlijst uit je oude systeem of spreadsheet als CSV- of Excel-bestand.
2. Ruim de lijst eerst op: één notatie voor telefoonnummers, geen dubbele eigenaren, dieren bij de juiste eigenaar.
3. Importeer de lijst en controleer een handvol dossiers voordat je erop vertrouwt.
4. Fotografeer papieren kaarten in groepjes als je software ze kan lezen, en controleer elke kaart voordat er een dossier van wordt gemaakt.
5. Vul notities over gezondheid en gedrag aan bij het volgende bezoek van elke hond. Probeer niet elke kaart in één weekend over te typen.

Hoe houd ik klant- en dierprofielen veilig?

Geef iedereen een eigen login, beperk de toegang tot wat elke rol nodig heeft, zet tweestapsverificatie aan en weet waar je gegevens zijn opgeslagen. De AVG-richtlijnen van de Europese Commissie omschrijven "gegevensbescherming door standaardinstellingen" als: alleen de gegevens verwerken die je nodig hebt, ze kort bewaren en beperken wie erbij kan. In de praktijk: bewaar medische notities in het dierprofiel in plaats van in sms'jes, haal mensen uit je account als ze vertrekken, en zorg dat je je gegevens kunt exporteren als je ooit van software wisselt.

Hoe GroomSome helpt

• Klantdossiers met alle dieren eraan gekoppeld. Naam, twee telefoonnummers, e-mail, adres, voorkeurstaal, naam en telefoonnummer van de dierenarts, privénotities en voorkeuren voor herinneringen.
• Dierprofielen gemaakt voor het trimmen. Ras uit de rassenlijst van je salon (gevuld vanuit een catalogus van 395 hondenrassen), een profielfoto, geboortedatum, gewicht, geslacht inclusief gecastreerd of gesteriliseerd, een afspraakinterval, en aparte notities voor medische problemen, gedrag en speciale instructies. Markeer een van die drie als Belangrijk om hem te laten opvallen op de pagina van het dier.
• Een tijdlijn per dier. Geplande en eerdere afspraken, notities en foto's in één overzicht, te filteren op type, plus een activiteitenoverzicht bij elke klant.
• Zoeken zoals klanten bellen. Vind een klant op naam, telefoonnummer, e-mailadres of naam van het dier, en filter op klanten zonder volgende afspraak.
• Importeren uit bestanden en van papier. Importeer klanten en dieren uit CSV-, Excel- of XML-bestanden, of fotografeer papieren klantenkaarten: GroomSome leest ze uit zodat jij ze kunt controleren voordat er iets wordt geïmporteerd, en markeert mogelijke dubbele klanten zodat jij beslist.
• Toegang en opslag. Elk teamlid heeft een eigen login en rol, tweestapsverificatie met goedkeuring in de app of een toegangssleutel (passkey) is beschikbaar, en klantgegevens worden opgeslagen in de regio West Europe van Microsoft Azure, in Nederland. Zie waar GroomSome gegevens opslaat.

Bronnen

• Europese Commissie. Principles of personal data processing under the GDPR.