Quelles informations un toiletteur doit-il conserver sur chaque chien ?

Le nom, la race, l’âge, le poids, le sexe et la stérilisation, ainsi qu’une photo. Puis les problèmes de santé comme les allergies, les affections de la peau ou les problèmes cardiaques ; le comportement lors des manipulations, au séchoir et pendant la coupe des griffes ; la coupe et les longueurs souhaitées par le propriétaire ; et la fréquence à laquelle le chien doit revenir.

Combien de temps dois-je conserver les fiches de mes clients ?

Aussi longtemps que nécessaire pour la relation avec le client et pour vos obligations légales et fiscales, et pas plus. Selon le RGPD, les données personnelles doivent être conservées le moins longtemps possible : faites donc régulièrement le point sur les clients qui ne sont pas revenus depuis longtemps.

Vaut-il mieux tenir ses fiches de toilettage sur papier ou dans un logiciel ?

Le papier convient pour une petite clientèle, mais on ne peut pas y faire de recherche, un collègue ne peut pas le consulter depuis chez lui, et une fiche perdue emporte l’historique avec elle. Un logiciel permet à chacun dans l’équipe de retrouver un chien par propriétaire, nom de l’animal ou numéro de téléphone, avec ses notes et ses photos au même endroit.

Qui doit pouvoir consulter les fiches clients et les profils des animaux ?

Toute personne qui s’occupe des chiens a besoin des notes de santé et de comportement de chaque animal. Les factures et les informations de paiement peuvent être réservées aux personnes qui les gèrent. Donnez à chacun ses propres identifiants plutôt qu’un accès partagé.

Comment gérer les fiches clients, les profils des animaux et leur historique ?

Réponse courte

Tenez une fiche par propriétaire, avec ses animaux rattachés, et un profil par animal : race, âge, poids, notes de santé et de comportement. Après chaque toilettage, ajoutez une courte note et une photo : l’historique se fait seul et toute l’équipe manipule le chien sans risque.

Dernière mise à jour: 29 septembre 2026

De bonnes fiches répondent à deux questions avant que le chien ne monte sur la table : peut-on toiletter ce chien comme prévu en toute sécurité, et qu’a demandé le propriétaire la dernière fois ? Il faut pour cela trois niveaux reliés entre eux : le propriétaire, l’animal et l’historique des visites. Gardez chacun concis, et complétez-le après chaque toilettage plutôt qu’en une seule grosse séance.

Que doit contenir une fiche client ?

Tout ce qu’il faut pour joindre le propriétaire et agir en cas d’urgence, et rien de plus. Le RGPD exige que les données personnelles soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire », et c’est aussi ce qui rend une fiche rapide à lire.

Nom complet, et nom de toute autre personne qui dépose ou récupère le chien.
Un numéro de portable, un second numéro et une adresse e-mail, ainsi que le canal que le client préfère pour les rappels.
Adresse, si vous allez chercher les chiens ou envoyez des factures.
Nom et numéro de téléphone du vétérinaire.
La langue qu’il préfère pour les messages.
Notes pratiques : modalités de dépôt du chien, acompte exigé, où se garer.

Que doit contenir le profil d’un animal ?

Les informations qui changent votre façon de toiletter et de manipuler le chien. Notez-les une fois, et mettez-les à jour quand quelque chose change.

Ce qu’il faut noter	Pourquoi c’est important
Nom et photo	Permet de distinguer les chiens d’un même foyer et d’associer le bon chien à la bonne réservation
Race	Détermine la durée et le prix prévus, et la coupe que demandent généralement les propriétaires de cette race
Date de naissance	Les chiens âgés peuvent avoir besoin de séances plus courtes, de plus de pauses et de manipulations plus douces
Poids	Fait apparaître, d’une visite à l’autre, une évolution qu’il vaut la peine de signaler au propriétaire
Sexe et stérilisation	Identification de base, et éclairage utile quand le pelage change
Santé	Allergies, affections de la peau, problèmes cardiaques, crises d’épilepsie, grosseurs, opération récente, traitements
Comportement	Réaction au séchoir, à la coupe des griffes, aux manipulations des pattes ou de la tête ; besoin ou non d’une muselière ; ce qui apaise le chien
Instructions de toilettage	La coupe, les longueurs utilisées, les produits à éviter, tout ce à quoi le propriétaire tient particulièrement
Fréquence de retour	À quel rythme le chien doit revenir pour rester en bonne condition

Signalez les notes qu’un toiletteur ne doit pas manquer, comme un problème cardiaque ou un chien qui mord quand on lui touche les pattes, pour qu’elles se distinguent du reste.

Comment tenir un historique de toilettage utile ?

Ajoutez une courte note après chaque visite, et relisez la dernière avant l’arrivée du chien.

Notez ce que vous avez fait : la coupe, les longueurs et la durée du toilettage, pour prévoir le bon temps lors de la prochaine visite.
Notez ce qui a changé : une nouvelle grosseur, une peau irritée, des nœuds, un changement de comportement.
Prenez une photo du chien une fois le toilettage terminé. « Comme la dernière fois » devient simple quand vous pouvez voir la dernière fois.
Signalez tout ce que le prochain toiletteur doit voir, surtout si c’est un collègue qui fera le prochain toilettage.
Lisez l’historique avant que le chien ne soit sur la table, pas au milieu du toilettage.

Une note de deux lignes après chaque toilettage finit par former, en un an, un historique que personne ne pourrait garder en tête.

Comment passer des fiches papier ou des tableurs à un logiciel ?

Importez ce que vous avez déjà, puis complétez les manques à mesure que chaque client revient.

Exportez votre liste de clients depuis votre ancien système ou votre tableur, au format CSV ou Excel.
Faites d’abord le ménage : un seul format pour les numéros de téléphone, pas de propriétaires en double, chaque animal rattaché au bon propriétaire.
Importez-la et vérifiez quelques fiches avant de vous y fier.
Photographiez les fiches papier par lots si votre logiciel sait les lire, et vérifiez chaque fiche avant qu’elle ne soit enregistrée.
Ajoutez les notes de santé et de comportement lors de la prochaine visite de chaque chien. N’essayez pas de saisir toutes les fiches en un seul week-end.

Comment sécuriser les fiches clients et les profils des animaux ?

Donnez à chacun ses propres identifiants, limitez les accès à ce dont chaque rôle a besoin, activez la connexion en deux étapes et sachez où vos données sont stockées. Les recommandations de la Commission européenne sur le RGPD décrivent la « protection des données par défaut » comme le fait de ne traiter que les données nécessaires, de les conserver peu de temps et de limiter qui peut y accéder. En pratique : gardez les notes médicales dans le profil de l’animal plutôt que dans des SMS, retirez de votre compte les personnes qui quittent le salon, et assurez-vous de pouvoir exporter vos fiches si vous changez un jour de logiciel.

Comment GroomSome vous aide

Des fiches clients avec chaque animal rattaché. Nom, deux numéros de téléphone, e-mail, adresse, langue préférée, nom et numéro du vétérinaire, notes privées et préférences de rappel.
Des profils d’animaux pensés pour le toilettage. La race, choisie dans la liste de races de votre salon (initialisée à partir d’un catalogue de 395 races de chiens), une photo de profil, la date de naissance, le poids, le sexe avec la mention castré ou stérilisée, une fréquence de retour, et des notes distinctes pour les problèmes médicaux, le comportement et les instructions spéciales. Marquez l’une de ces trois notes comme « Important » pour la mettre en évidence sur la page de l’animal.
Une chronologie par animal. Rendez-vous prévus et passés, notes et photos dans un même fil, filtrable par type, plus un fil d’activité sur chaque fiche client.
Une recherche adaptée à la façon dont les clients appellent. Retrouvez un client par son nom, son numéro de téléphone, son e-mail ou le nom de son animal, et filtrez les clients sans prochain rendez-vous.
Import depuis des fichiers ou du papier. Importez clients et animaux depuis des fichiers CSV, Excel ou XML, ou photographiez vos fiches clients papier : GroomSome les lit et vous les soumet pour vérification avant toute importation, et signale les doublons possibles pour que vous tranchiez.
Accès et hébergement. Chaque membre de l’équipe a ses propres identifiants et son rôle, la connexion en deux étapes par validation dans l’application ou par clé d’accès est disponible, et les données clients sont stockées dans la région West Europe de Microsoft Azure, aux Pays-Bas. Voir où GroomSome stocke les données.

Sources

Commission européenne. Principles of personal data processing under the GDPR (en anglais).

Les questions des toiletteurs

Quelles informations un toiletteur doit-il conserver sur chaque chien ?: Le nom, la race, l’âge, le poids, le sexe et la stérilisation, ainsi qu’une photo. Puis les problèmes de santé comme les allergies, les affections de la peau ou les problèmes cardiaques ; le comportement lors des manipulations, au séchoir et pendant la coupe des griffes ; la coupe et les longueurs souhaitées par le propriétaire ; et la fréquence à laquelle le chien doit revenir.
Combien de temps dois-je conserver les fiches de mes clients ?: Aussi longtemps que nécessaire pour la relation avec le client et pour vos obligations légales et fiscales, et pas plus. Selon le RGPD, les données personnelles doivent être conservées le moins longtemps possible : faites donc régulièrement le point sur les clients qui ne sont pas revenus depuis longtemps.
Vaut-il mieux tenir ses fiches de toilettage sur papier ou dans un logiciel ?: Le papier convient pour une petite clientèle, mais on ne peut pas y faire de recherche, un collègue ne peut pas le consulter depuis chez lui, et une fiche perdue emporte l’historique avec elle. Un logiciel permet à chacun dans l’équipe de retrouver un chien par propriétaire, nom de l’animal ou numéro de téléphone, avec ses notes et ses photos au même endroit.
Qui doit pouvoir consulter les fiches clients et les profils des animaux ?: Toute personne qui s’occupe des chiens a besoin des notes de santé et de comportement de chaque animal. Les factures et les informations de paiement peuvent être réservées aux personnes qui les gèrent. Donnez à chacun ses propres identifiants plutôt qu’un accès partagé.