Waarom we je niet helpen om 500 papieren kaartjes op een middag te importeren
De papieren kaartjesscanner van GroomSome is gebouwd voor één kaartje tegelijk, niet voor bulkmigratie. Hier is de filosofie achter die keuze en waarom het beter is voor jouw bedrijf.
We hebben een functie gebouwd waarmee je papieren klantenkaartjes scant met je telefoon en ze omzet naar digitale records. De AI leest het handschrift, haalt de naam, het telefoonnummer, de huisdiergegevens en de notities eruit, en maakt de klant aan in GroomSome.
Er is maar één limiet: je kunt 10 kaartjes per maand scannen.
Als we dat laten zien aan trimsalons met een doos met 400 kaartjes onder de toonbank, is de eerste vraag altijd: "Kan ik betalen om die limiet te verhogen?" Het antwoord is nee. En de reden is het waard om toe te lichten.
Het probleem met bulkmigratie
De meeste trimsalons die vragen naar bulkimport hebben een grote stapel kaartjes die al maanden of jaren niet zijn aangeraakt. De neiging is om eerst alles te migreren en dan pas de software te gaan gebruiken. Die neiging is bijna altijd verkeerd.
Dit is wat er in de praktijk gebeurt bij een bulkmigratie:
- Je besteedt een weekend aan het importeren van 400 kaartjes.
- De helft van die klanten is er al meer dan een jaar niet meer geweest.
- Een kwart van hen komt nooit meer terug.
- Je hebt nu 300 verouderde records die je klantenlijst vervuilen voordat je ook maar één afspraakherinnering hebt gestuurd.
De eerste week van nieuw software gebruiken moet aanvoelen als een succes. Dat is het zelden na een bulkimport, omdat de geïmporteerde data meteen opgeschoond moet worden.
Wat wél werkt
De betere aanpak is één kaartje tegelijk, gescand op het moment dat het ertoe doet.
Als een klant binnenkomt en je pakt hun papieren kaartje erbij, is dat het moment om te scannen. Ze zijn er. Hun gegevens zijn actueel. Je kunt het telefoonnummer controleren terwijl ze aan de toonbank staan. Hun huisdier staat voor je neus, dus je kunt het juiste gewicht en nieuwe notities toevoegen.
Dat is een interactie van 30 seconden die een perfect digitaal record oplevert. Doe dat bij elke binnenkomende klant de komende drie maanden, en je hebt alle actieve klanten die je écht hebt gedigitaliseerd.
Wat doe je met de overgebleven kaartjes?
Er is een tweede gebruik voor de scanner dat minder voor de hand ligt: heractivering.
Als je een rustige middag hebt, scan dan een stel oude kaartjes — die van klanten die al een tijdje niet meer zijn geweest. Je migreert ze niet omdat je verwacht dat het vaste klanten worden; je scant ze om te zien welke de moeite waard zijn om te benaderen. Eenmaal in GroomSome zie je de datum van het laatste bezoek, kun je een heractiveringsberichtje sturen en de reactie bijhouden.
Als ze terugkomen, mooi — je hebt direct een digitaal record klaarstaan. Als ze niet reageren, archiveer je ze en ga je verder. Hoe dan ook heb je het werk op een gerichte, nuttige manier gedaan in plaats van 400 records op een zondag te importeren en maar te hopen dat het goed komt.
De limiet van 10 kaartjes per maand is bewust
De limiet bestaat om dit gedrag te stimuleren. Als je 400 kaartjes op een middag kon scannen, zou je dat doen. En dan zou je precies het hierboven beschreven probleem hebben: 400 records, de meeste verouderd, opgeschoond moeten worden voordat de software echt nuttig is.
Tien kaartjes per maand dwingt je om bewust te zijn. Je scant de klanten die er nu toe doen. De rest blijft op papier totdat ze langskomen, of totdat je besluit ze gericht te heractiveren.
Het is een langzamere start dan een bulkimport. Het is een veel betere.
